Die Vorteile von Prozessanalysen

• Transparenz über den Prozess
• einheitliches Prozessverständnis auf Basis aktueller Daten
• Identifikation von Optimierungspotentialen und Schwachstellen
• Kennzahlenbasierte Entscheidungen möglich

Sie haben mangelhafte Liefertreue?  Nacharbeit? … oder instabile Prozesse?

Wir helfen Ihnen, Ihre Prozesse zu stabilisieren und zu optimieren.  Hier ist Ihr Kontakt zu uns.

Vorgehensweise Prozessanalyse

Prozess abgrenzen

Zunächst wird der zu analysierende Prozess abgegrenzt.

• Was ist Startpunkt?
• Was ist Endpunkt?
• Was ist innerhalb der Prozessanalyse?
• Was ist ausserhalb der Prozessanalyse und wird nicht betrachtet?
• Was sind Prozessgrenzen?
• Welche Schnittstellen zu anderen Prozessen gibt es?
• Was ist Prozess-Input?
• Was ist Prozess-Output?

Flussdiagramm erstellen – Workflow-Diagramm

Ein Flussdiagramm (engl. Workflow – Diagram) ist visuelle Darstellung der zeitlichen Abfolge von Einzelschritten eines Prozesses. Zunächst wird der ausgewählte Prozess ausgehend vom Startpunkt grob mit etwa 10 Einzelschritten beschrieben und als Flussdiagramm mit Hilfe von Pfeilen graphisch dargestellt. Diese groben Einzelschritte werden im zweiten Durchgang verfeinert.

Prozesskennzahlen erfassen – Kenngrößen der verfeinerten Einzelschritte

Für jeden Einzelschritt werden die relevanten Kenngrößen wie z.B. die

• Input (Werkstoffe, Informationen, …)
• erforderliche Mitarbeiterzahl
• Taktzeiten
• Stillstands-, Liege-& Wartezeiten
• Prüfzeiten
• Bestände
• Losgrößen
• Ausschußzahlen
• Output (Produkte, Daten, Abfälle, Reststoffe, Informationen, …)

sowie typische Prozessprobleme und Besonderheiten erfasst.

Multi-Moment-Aufnahmen

In vielen Fällen ist es sinnvoll, die Prozessanalyse und die erfassten Kenngrößen mehrfach zu erfassen um sicher zu stellen, dass Abläufe und Kenngrößen richtig und zutreffend erfasst wurden. Ebenso ist es sinnvoll, verschiedene Schichten und Mitarbeiter zu beoachten.

Zeitstudien & Zeitaufnahmen mit der Refa-Methode

Ein seit Jahrzehnten sehr bewährte Vorgehensweise zu detaillierten Zeitaufnahme ist die Refa-Methode Eine Refa Messung der Dauer und Zeiten der unterschiedlichen Prozessschritte liefert ein sehr exaktes, weil gemessenes Abbild, welche Arbeitsinhalte welchen Zeitaufwand erzeugen. Häufig können dadurch die qualitativ beobachteten Verschwendungsarten des Lean-Management mit konkreten Zahlen belegt.

Innerhalb einer Refa-Analyse Zeitstudie werden üblicherweise Multi-Moment-Aufnahmen durchgeführt, um die gemessenen Zeiten auch statistisch absichern zu können. Je nach Art der zu analysierenden Tätigkeit wird für die Refa-Zeitstudien mit unterschiedlichen Vorlage-Formularen gearbeitet.

Die Refa-Methode liefert Vorgaben für Tätigkeits- und Zeitkategorien z.B. (ohne Berücksichtigung der Hierarchie):

• Bearbeitungszeit
• Grundzeit
• Verteilzeit
• Wartezeit
• Rüstzeit
• persönliche Erholungszeit
• sachliche Erholungszeit
• etc.

Prozessvisualisierung – Turtle Diagramm

Neben dem klassischen Ablaufdiagramm genutzt wird im Qualitätsmanagement zunehmend das Turtle – Diagramm (engl. turtle = Schildkröte) in der Prozessanalyse verwendet um die wesentlichen Elemente und Kennzahlen eines Prozesses einfach und übersichtlich darzustellen. 

Die Schildkröte symbolisiert einen Unernehmensprozess. Die Körperteile dienen der Beschreibung der jeweiligen Prozesscharakteristika:

• Der Kopf der Schildkröte beschreibt den Prozess-Input.
• Der Schwanz beschreibt den Prozess-Output bzw. das Prozessergebnis
• Der Panzer / Rumpf der Schildkröte symbolisiert den Prozessablauf.
• Den 4 Beinen der Schildkröte werden die Prozessparameter bzw. Einflussgrößen des Prozesses zugeordnet.
• Die Risikofaktoren des Prozesses werden in der Regel auf einem Teil des Panzers vermerkt.
• Oberhalb der Schildkröte ist der Prozessverantwortliche benannt.

Verbesserungspotentiale identifizieren – KVP-Workshops

Bereits bei der Analyse entstehen Ideen zur Verbesserung. Diese sollten auf jeden Fall nachvollziehbar dokumentiert werden, denn eine nicht dokumentierte Idee wird in der Regel schnell vergessen. Auf Basis der Prozessanalysen werden z.B. im Zuge von KVP-Workshops oder Kreativ-Workshops gezielt für identifizierte Verbesserungspotentiale Ideen und Verbesserungskonzepte entwickelt.

Wertstromanalyse – Ergänzung der Prozessanalyse

Die aus dem Lean Management stammende Wertstromanalyse ist eine sinnvolle Ergänzung zur klassischen Prozessanalyse. Zum einen werden gezielt bestimmte Prozesskenngrößen standardmäßig erfasst und mit den entsprechenden Wertstromsymbolen visualisiert. Zum anderen helfen die Bewertungskriterien und Verschwendungsarten des Lean Management, Verbesserungspotentiale aufzuspüren. Nach einer Prozessanalyse / Wertstromanalyse wird im Folgeschritt der optimale „Future state“ entwickelt. Die Kombination von Wertstromanalyse und Wertstromdesign wird auch als Wertstrommethode bezeichnet.

Lessons Learned & PDCA – Zyklus

Nach Umsetzen der Massnahmen ist es empfehlenswert, eine erneute Prozessanalyse durchzuführen um zu überprüfen, ob die angestrebten Verbesserungen erreicht wurden. Damit wird der Übergang zum PDCA – Zyklus erreicht.

Effizienz in der Prozessoptimierung

Als Schwachstellenanalyse wird häufig die Auswertung der Prozessanalyse nach den aufgetretenen Problemen bezeichnet. Erfolgt die Auswertung nach der Zeit und /oder den Beständen vor den Maschinen, handelt es sich um eine Engpassanalyse. Zur Optimierung verwenden wir häufig die Ansätze der Theory of Constraints (TOC) .

Ebenso aufschlussreich ist die Bewertung nach den Kriterien „wertschöpfend“ – „wertermöglichend“ –  „nicht wertschöpfend“ im Sinne der Verschwendungsarten Muda – Mura – Muri des Lean Managements.

Vielfach sind Optimierungspotentiale mit verhandenen Ansätzen erschöpft oder nicht gangbar. Hier helfen die innvativen Prinzipien oder die Evolutionsgesetze aus TRIZ um andere Ansätze zu finden.

Erfahrungen mit Prozessanalyse und Wertstromanalyse

Wir setzen Prozessanalysen und Wertstromanalysen standardmäßig zu Beginn und zum Ende von Verbesserungsprojekten ein, denn sie bildet die tatsächlichen Gegebenheiten ab. Sie schaffen ein einheitliches, gemeinsames Prozessverständnis bei allen Beteiligten und sensibilisieren für die realen Notwendigkeiten. Zu Beginn werden die Verbesserungspotentiale im wahrsten Sinne des Wortes „offensichtlich“ , zum Ende zeigen sie die Wirksamkeit der Verbesserungsmassnahmen.