Prozessanalyse – um Verbesserungspotentiale sicher zu finden

Die Prozessanalyse wird verwendet um Prozesse zu visualisieren und um Abhängigkeiten und Wirk-Zusammenhänge transparent darzustellen.

Was erfahren Sie in diesem Beitrag? – Inhalte

Die Prozessanalyse unter Nutzung der Verschwendungskriterien des Lean Managements als Bewertungskriterien wird als Wertstromanalyse oder value stream mapping (VSM) bezeichnet.

Prozessanalyse = Grundlage zur Prozessoptimierung

Prozessanalysen, Flussdiagramme, Workflow-Analysen und Wertstromanalysen (value stream mapping) bilden die Grundlage für jegliche Art von Prozessoptimierung. Sie sind leistungssstarke Werkzeuge um Abhängigkeiten, Ineffizienzen und Verbesserungspotentiale aufzuzeigen. Sie sind unverzichtbarer Teil der frühen Phasen jedes Verbesserungsprojekts.

Wir verwenden diese Werkzeuge um Transparenz über die Prozesse zu schaffen und allen Beteiligten den Ist-Zustand mit den Verbesserungspotentialen „vor Augen“ zu führen.

Die Vorteile von Prozessanalysen

• Transparenz über den Prozess
• einheitliches Prozessverständnis auf Basis aktueller Daten
• Identifikation von Optimierungspotentialen und Schwachstellen
• Kennzahlenbasierte Entscheidungen möglich

Beratung Prozessoptimierung

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Prozessanalyse – Methoden

Es gibt u.E. nicht die EINE Prozessanalyse-Methode und die EINE Vorgehensweise zur Prozessanalyse. Vielmehr macht es Sinn, aus der Vielzahl der verschiedenen Tools je nach Aufgabenstellung eine geeignete Kombination zusammenzustellen und diese anzuwenden. Im Folgenden finden Sie einige Anregungen:

Vorgehensweise Prozessanalyse

Prozess abgrenzen

Zunächst wird der zu analysierende Prozess abgegrenzt.

• Was ist Startpunkt?
• Was ist Endpunkt?
• Was ist innerhalb der Prozessanalyse?
• Was ist ausserhalb der Prozessanalyse und wird nicht betrachtet?
• Was sind Prozessgrenzen?
• Welche Schnittstellen zu anderen Prozessen gibt es?
• Was ist Prozess-Input?
• Was ist Prozess-Output?

Prozess visualisieren – Flussdiagramm erstellen / Workflow-Diagramm

Ein Flussdiagramm (engl. Workflow – Diagram) ist visuelle Darstellung der zeitlichen Abfolge von Einzelschritten eines Prozesses. Zunächst wird der ausgewählte Prozess ausgehend vom Startpunkt grob mit etwa 10 Einzelschritten beschrieben und als Flussdiagramm mit Hilfe von Pfeilen graphisch dargestellt. Diese groben Einzelschritte werden im zweiten Durchgang detailliert und verfeinert.

Prozesskennzahlen erfassen – Kenngrößen der verfeinerten Einzelschritte

Für jeden Einzelschritt werden die relevanten Kenngrößen wie z.B. die

• Input (Werkstoffe, Informationen, …)
• erforderliche Mitarbeiterzahl
• Taktzeiten
• Stillstands-, Liege-& Wartezeiten
• Prüfzeiten
• Bestände
• Losgrößen
• Ausschußzahlen
• Output (Produkte, Daten, Abfälle, Reststoffe, Informationen, …)

sowie typische Prozessprobleme und Besonderheiten erfasst.

Multi-Moment-Aufnahmen

In vielen Fällen ist es sinnvoll, die Prozessanalyse und die erfassten Kenngrößen mehrfach zu erfassen um sicher zu stellen, dass Abläufe und Kenngrößen richtig und zutreffend erfasst wurden. Ebenso ist es sinnvoll, verschiedene Schichten und Mitarbeiter zu beoachten.

Zeitstudien & Zeitaufnahmen mit der Refa-Methode

Ein seit Jahrzehnten sehr bewährte Vorgehensweise zu detaillierten Zeitaufnahme ist die Refa-Methode Eine Refa Messung der Dauer und Zeiten der unterschiedlichen Prozessschritte liefert ein sehr exaktes, weil gemessenes Abbild, welche Arbeitsinhalte welchen Zeitaufwand erzeugen. Häufig können dadurch die qualitativ beobachteten Verschwendungsarten des Lean-Management mit konkreten Zahlen belegt.

Innerhalb einer Refa-Analyse Zeitstudie werden üblicherweise Multi-Moment-Aufnahmen durchgeführt, um die gemessenen Zeiten auch statistisch absichern zu können. Je nach Art der zu analysierenden Tätigkeit wird für die Refa-Zeitstudien mit unterschiedlichen Vorlage-Formularen gearbeitet.

Die Refa-Methode liefert Vorgaben für Tätigkeits- und Zeitkategorien z.B. (ohne Berücksichtigung der Hierarchie):

• Bearbeitungszeit
• Grundzeit
• Verteilzeit
• Wartezeit
• Rüstzeit
• persönliche Erholungszeit
• sachliche Erholungszeit
• etc.

Prozessvisualisierung – andere Darstellung Turtle Diagramm

Neben dem klassischen Ablaufdiagramm wird im Qualitätsmanagement häufiger das Turtle – Diagramm (engl. turtle = Schildkröte) in der Prozessanalyse verwendet um die wesentlichen Elemente und Kennzahlen eines Prozesses einfach und übersichtlich darzustellen. 

Die Schildkröte symbolisiert einen Unternehmensprozess. Die Körperteile dienen der Beschreibung der jeweiligen Prozess-Charakteristika:

• Der Kopf der Schildkröte beschreibt den Prozess-Input.
• Der Schwanz beschreibt den Prozess-Output bzw. das Prozessergebnis
• Der Panzer / Rumpf der Schildkröte symbolisiert den Prozessablauf.
• Den 4 Beinen der Schildkröte werden die Prozessparameter bzw. Einflussgrößen des Prozesses zugeordnet.
• Die Risikofaktoren des Prozesses werden in der Regel auf einem Teil des Panzers vermerkt.
• Oberhalb der Schildkröte ist der Prozessverantwortliche benannt.

Verbesserungspotentiale identifizieren – KVP-Workshops

Bereits bei der Analyse entstehen Ideen zur Verbesserung. Diese sollten auf jeden Fall nachvollziehbar dokumentiert werden, denn eine nicht dokumentierte Idee wird in der Regel schnell vergessen. Auf Basis der Prozessanalysen werden z.B. im Zuge von KVP-Workshops oder Kreativ-Workshops gezielt für identifizierte Verbesserungspotentiale Ideen und Verbesserungskonzepte entwickelt.

Auf Basis dieser Ideen entsteht der zukünftige, verbesserte Soll-Prozess ( Future State Process).

Pilot-Prozess & Simulation, ggfs. Optimierung

Vor einem Roll-Out und Veränderung des realen Live-Prozess muss sichergestellt sein, dass der neue, optimierte Prozess sicher funktioniert. Dies kann durch eine Simulation und / oder auch einen Test-Betrieb in einem Pilot-Bereich erfolgen.

Die Erkenntnisse aus der Simulation bzw. dem Pilot-Betrieb werden in das neue Prozesskonzept eingepflegt. Ggfs. wird der Pilot-Betrieb mit den Verbesserungen wiederholt

Implementierung Neu-Prozess

Wichtig ist, dass von einem STABILEN Ist-Prozesszustand in den verbesserten STABILEN Prozesszustand übergegangen wird. Dazu gehört, dass im Vorfeld die entsprechenden Vorarbeiten erledigt wurden wie z.B. Kommunikation der Veränderungen, Implementierungsplan, Schulung der Mitarbeiter, Datentransfer etc.

regelmäßige Prozessoptimierung – KVP

Ein Prozess sollte kontiniuierlich, zumindest in regelmäßgen Abständen, überprüft werden auf

1. Zielerreichung
2. Effizienz
3. Effektivität

Dies setzt voraus, dass der Prozess mit seinen Kenngrößen messbar ist. Denn nur, was sich messen läßt, kann überprüft und damit auch verbessert werden. Messbare Prozessparameter und messbare Input- und Output-Kenngrößen helfen, die Prozessleistung zu bewerten bzw. frühzeitig Abweichungen zu erkennen.

Wichtig dabei ist es, den Hauptzweck des jeweiligen Prozess – und damit die Kundensicht – zu berücksichtigen. Ebenso sollte die Verlässlichkeit der Messverfahren z.B. durch eine MSA nachgewiesen sein. Idealerweise sollten die Prozessparameter prozessbegleitend z.B. mittels Qualitätsregelkarten (QRK) und statistischen Auswerteverfahren (SPC) überwacht werden.

Treten dann Abweichungen auf im Prozess, ist dies ein Ansatzpunkt für Problemlösungsmethoden und Methoden zur Prozessoptimierung.

Wertstromanalyse – Ergänzung der Prozessanalyse

Die aus dem Lean Management stammende Wertstromanalyse ist eine sinnvolle Ergänzung zur klassischen Prozessanalyse. Zum einen werden gezielt bestimmte Prozesskategorien und Prozesskenngrößen standardmäßig erfasst und mit den entsprechenden Wertstromsymbolen visualisiert.

Zum anderen helfen die Bewertungskriterien und Verschwendungsarten des Lean Management, Verbesserungspotentiale aufzuspüren. Nach einer Prozessanalyse / Wertstromanalyse wird im Folgeschritt der optimale „Future state“ entwickelt. Die Kombination von Wertstromanalyse und Wertstromdesign wird auch als Wertstrommethode bezeichnet.

Lessons Learned & PDCA – Zyklus

Nach Umsetzen der Massnahmen ist es empfehlenswert, eine erneute Prozessanalyse durchzuführen um zu überprüfen, ob die angestrebten Verbesserungen erreicht wurden. Damit wird der Übergang zum PDCA – Zyklus erreicht.

Business Process Modelling BPM

Business Process Modelling ist der moderne, software-gestützte Ansatz um Ist-Prozesse und zukünftige, optimierte Prozesse abzubilden. Vorteile sind zum einen die Möglichkeit zur Simulation und zum anderen die Einbettung in die ERP-Welt des Unternehmens. Die typische Vorgehensweise in einem BPM-Projekt ist:

1. Auswahl des Bereichs / zu optimierenden Prozesses
2. Prozessanalyse Ist-Prozess
3. Prozessmodellierung Soll-Prozess
4. (Simulation & Optimierung)
5. Implementierung
6. Prozess-Monitoring
7. Optimierung & KVP
8. Dokumentation
9. Lessons Learned

Effizienz in der Prozessoptimierung

Als Schwachstellenanalyse wird häufig die Auswertung der Prozessanalyse nach den aufgetretenen Problemen bezeichnet. Erfolgt die Auswertung nach der Zeit und /oder den Beständen vor den Maschinen, handelt es sich um eine Engpassanalyse. Zur Optimierung verwenden wir häufig die Ansätze der Theory of Constraints (TOC) .

Ebenso aufschlussreich ist die Bewertung nach den Kriterien „wertschöpfend“ – „wertermöglichend“ –  „nicht wertschöpfend“ im Sinne der Verschwendungsarten Muda – Mura – Muri des Lean Managements.

Vielfach sind Optimierungspotentiale mit verhandenen Ansätzen erschöpft oder nicht gangbar. Hier helfen die innvativen Prinzipien oder die Evolutionsgesetze aus TRIZ um andere Ansätze zu finden.

Erfahrungen mit Prozessanalyse und Wertstromanalyse

Wir setzen Prozessanalysen und Wertstromanalysen standardmäßig zu Beginn und zum Ende von Verbesserungsprojekten ein, denn sie bildet die tatsächlichen Gegebenheiten ab. Sie schaffen ein einheitliches, gemeinsames Prozessverständnis bei allen Beteiligten und sensibilisieren für die realen Notwendigkeiten. Zu Beginn werden die Verbesserungspotentiale im wahrsten Sinne des Wortes „offensichtlich“ , zum Ende zeigen sie die Wirksamkeit der Verbesserungsmassnahmen.

Schulung Prozessoptimierung & Problemlösungstechniken

Lernen Sie die wichtigsten Methoden zur Prozessoptimierung und Problemlösung in unseren Schulungen kennen und erfolgreich anwenden z.B. „Q7-Grundlagen QM-Methoden“ und „Fortgeschrittene  Problemlösungsmethoden“ mit Shainin, KT Problem Analysis, AFD und TRIZ

Beratung Prozessanalyse & Prozessoptimierung – operative Unterstützung

Wir helfen Ihnen, Transparenz in Ihren Prozessen zu schaffen und die Verbesserungspotentiale zu realisieren.Wir können Ihnen helfen, Ihre operativen Prozessschwankungen und Qualitätsprobleme zu lösen. Wir bieten operative Projektunterstützung und stabilisieren Ihre Prozesse. Hier ist Ihr Kontakt zu uns.

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