8D Report Problemlösung – 8 Schritte zur Dokumentation im Qualitätsmanagement

Der 8D – Report bzw. die 8D – Methode ist ein klassisches Werkzeug im reaktiven Qualitätsmanagement als inhaltliche Vorgabe zur Bearbeitung einer Reklamation bzw. Erarbeitung einer Problemlösung. 8D-Reports sind im Automobilbereich vom VDA im Reklamationsmanagements vorgeschrieben.

Was erfahren Sie in diesem Beitrag? – Inhalte

Im 8D-Report werden in 8 Schritten (ursprünglich bei FORD entwickelt und dort als 8Disziplinen bezeichnet, daher der Name 8D) die Ergebnisse des Problemlösungsprozesses zur Reklamationsbearbeitung, Fehlerabstellung und zukünftigen Fehlervermeidung dokumentiert.

operative Unterstützung 8D & Problemlösung

Sie haben Reklamationen? Ausschuss? Nacharbeit? Ungelöste komplexe Qualitätsprobleme? Wir sind Problemlösungs-Spezialisten.  Wir helfen Ihnen schnell und wirksam auch bei komplexen Problemen. Bitte sprechen Sie uns an.

8D-Report Schritte & Inhalte

1. Team zusammenstellen
2. Problem beschreiben
3. Sofortmassnahmen definieren
4. Fehlerursachen suchen
5. Abstellmaßnahmen planen
6. Abstellmaßnahmen einführen
7. Fehlerwiederholung verhindern
8. Teamerfolg feiern

1. Team zusammenstellen

Das Team sollte über umfassende Prozess- und Produktkenntnisse besitzen, zur Mitarbeit bereit sein und über die notwendigen methodischen Fähigkeiten und Kompetenzen besitzen. Die Rückendeckung durch das Management ist ein Muss.

2. Problem beschreiben

Ziel ist, das Problem mit seinen Rand- und Nebenbedingungen so genau wie möglich und vor allem nachvollziehbar zu beschreiben. Zu der qualitativen gehört selbstverständlich auch diequantitative  Beschreibung.

3. Sofortmaßnahmen definieren

Sofortmaßnahmen begrenzen die Auswirkung des Fehlers auf den Kunden. Sie dienen der Schadensbegrenzung mit dem Ziel, die weitere Ausbreitung des Fehlers mit Folgeproblemen zu verhindern. Dies kann z.B. eine Ersatzlieferung, eine Sortierprüfung oder 100 %-Prüfung fehlerverdächtigen Materials sein.

4. Fehlerursachen suchen

Das Team sucht nach Fehlerursachen, entwickelt Versagenshypothese und versucht, diese durch Experimente, Tests oder Vergleiche zu belegen bzw. nachzuweisen.

Neben der häufig eher technischen Fehleranalyse sollten auch folgende Leitfragen beantwortet werden:

• „Warum ist der Fehler aufgetreten?“ – und noch nicht vorher?“
• „Warum wurde der Fehler nicht bzw. erst jetzt entdeckt?  – und noch nicht früher?“
• „Warum wurde der Fehler nicht verhindert?“

Je nach Problemart können dazu Problemlösungstechniken wie das Ishikawa-Diagramm oder die 5-Why-Fragetechnik verwendet werden.

5. Abstellmaßnahmen planen

Es werden Maßnahmen entwickelt, um die in Schritt 4 identifizierten Ursachen dauerhaft und nachhaltig zu beseitigen. In diesem Schritt wird auch die Wirksamkeit der Abstellmaßnahmen nachgewiesen.  Sinnvollerweise werden sowohl Abstellmassnahmen als auch Entdeckungs- und Überwachungsmaßnahmen konzipiert, wobei der Grundsatz gilt „Vermeiden vor Entdecken“.

6. Abstellmaßnahmen einführen

Abstellmaßnahmen können technischer und / oder organisatorischer Art sein. Dies sind z.B. geänderte Produktspezifikationen oder Prüfvorschriften, optimierte Prozessparameter oder Schulungsmaßnahmen. Nach Einführung der Abstellmaßnahmen und dem Wirksamkeitsnachweis muss überprüft werden, ob die Sofortmaßnahmen weiterhin erforderlich sind oder aufgehoben werden können.

7. Die Wiederholung des Fehlers verhindern

Die Vermeidungsmaßnahmen schließen idealerweise ein erneutes Auftreten des Fehlers aus. Ist dies nicht der Fall, müssen Vorbeugemaßnahmen entwickelt und eingeführt werden, um dies sicherzustellen.

Sinnvollerweise wird das Restrisiko, die Wirksamkeit und zukünfitge Vermeidung im Zuge einer FMEA  (failure mode and effects analysis „Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse“) bewertet. In der Luftfahrt und im  Automobilbereich ist dies Standard.

8. Teamerfolg feiern

„Tue Gutes und sprich darüber“ . Die Bearbeitung von Reklamationen und Beseitigung von Fehler erfordert häufig besondere Anstrengungen. Diese Bemühungen und Leistungen sollten entsprechend gewürdigt werden.

Erfahrungen mit 8D-Reports

Der 8D-Report ist ein Dokumentationswerkzeug. Die Ergebnisse der einzelnen Schritte sollten umgehend – idealerweise während der Teamsitzung – dokumentiert werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass wesentliche Erkenntnisse später schlichtweg vergessen werden.

Der 8D-Report ist jedoch keine Anleitung, wie die Inhalte erarbeitet werden sollen (bzw. keine Dokumentation wie sie erarbeitet wurden).

8D Report verpflichtend im Bereich Automotive

Der 8D – Report bzw. die 8D Methode gilt als Standard im Reklamationsmanagement. Er wird z.B. im Bereich Automotive verpflichtend eingefordert im Fall von Reklamationen.

Vom VDA wird ein 8D-Formblatt angeboten.Zur erfolgreichen Erstellung eines 8D Reports gehört zwingend die Kenntnis der unterstützenden Problemlösungstechniken und Problemlösungsmethoden.

8D Report versagt oft bei komplexen Fehlerursachen

Der Werkzeugkasten der Problemlösungstechniken hilft, schnell, mit geringem Aufwand und vor allem dauerhaft zurück zu einem stabilen, störungsfreien Planbetrieb zu gelangen – Häufig allerdings nur, wenn die Fehlerursachen nicht zu komplex und über die Wertschöpfungskette verteilt sind. In solchen Fällen nutzen wir ergänzend die fortgeschrittenen Problemlösungsmethoden.

Wichtig: von der Feuerwehr lernen –  vorher üben

Weil wir inzwischen bei vielen Qualitätsproblemen als „Feuerwehr“ mit unterstützt und gelöscht haben, richten wir eine Bitte und Aufforderung an Sie:
Machen Sie sich und Ihr Team vorher mit den geeigneten Problemlösungs-Werkzeugen vertraut – solange es noch nicht brennt!
Auch die Feuerwehr übt vorher, damit es im Krisenfall schnell geht, weil jeder Handgriff sitzt.

Wir schulen Sie und Ihre Mitarbeiter in offenen Schulungen und inhouse-trainings zur Bearbeitung und Erstellung von 8D-Reports in den geeigneten Methoden und auch vorbeugend im Brandschutz.

Treten später Qualitätsprobleme auf, beherrschen Sie und Ihre Mitarbeiter den Werkzeugkasten. Sie verlieren keine Zeit, denn Sie und jeder Ihrer Mitarbeiter wissen, was zu tun ist.

zeitlicher Ablauf im 8D-Report

Zur Berarbeitung und Dokumentation einer Reklamation wird in vielen Unternehmen ein 8D-Dokument eröffnet. In der Regel existieren zeitliche Vorgaben, welche Inhalte bis wann / in welcher Zeit zu erarbeiten sind. In der Regel sind

• Sofortmassnahmen innerhalb von 48h (oder deutlich kürzer)
• Korrekturmassnahmen bzw. Vermeidungsmassnahmen innerhalb von 2 bis 6 Wochen (oder kürzer)

wirksam umzusetzen

ergänzende Methoden

Im 8D – Report sind die geforderten Inhalte und die Schrittfolge festgelegt. Leider sind die Werkzeuge und Methoden nicht erklärt oder beschrieben, mit denen Sie am besten und schnellsten zum Ergebnis gelangen. Damit ist der 8D – Report (nur) ein anerkanntes Dokumentationstool in 8 Schritten um die erfolgreiche Problembearbeitung und Ergebnisse nachzuweisen.

Problemlösungsmethoden sind mit einem Werkzeugkasten vergleichbar. Jedes Werkzeug hat sein Anwendungsgebiet und seine Stärken. Die Werkzeuge ergänzen sich.  Je nach Komplexität des Problems kann es in der Praxis nötig sein, die Werkzeuge zu wechseln und besser geeignete, leistungsfähigere Problemlösungstechniken einzusetzen.

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über geeignete Werkzeuge zur Unterstützung bei der Reklamationsbearbeiung und der Erstellung eines 8-Reports.

Problem-Checkliste

• um strukturiert Informationen über das Problem, Veränderungen und Auswirkungen zu sammeln

Prozessanalyse … Mehr …

• um Prozesse transparent darzustellen
• um Schnittstellen und Engpässe zu identifizieren
• um Kennzahlen für den jeweiligen Prozessschritt zu ermitteln
• um Abhängigkeiten in den Prozessschritten zu visualisieren

Ursache-Wirkungsanalyse … Mehr …

• um schnell alle denkbaren Problemursachen zu finden
• um die Ursachen nachvollziehbar zu visualisieren
• um Wissenlücken aufzuzeigen

Kepner Tregoe – Problemanalyse und Entscheidungsfindung … Mehr …

– strukturiert Problemursachen finden
– die verursachenden Unterschiede aufdecken: Was ist – Was ist nicht?
– Versagenshypothesen entwickeln und überprüfen
– Entscheidungen vorbereiten und treffen

AFD – den Fehler erfinden um ihn zu beseitigen … Mehr …

– wenn alles steht und nichts mehr weiterhilft
– komplexe Problemursachen in der gesamten Wertschöpfungskette finden
– das Auftreten von Fehlern und Prozessstörungen proaktiv vermeiden

TRIZ – erfinderisch Probleme lösen … Mehr …

– bei komplexen Problemen schnell die Ursachen identifizieren
– pragmatische und innovative Problemlösungen entwickeln

Bewertungsverfahren … Mehr …

– strukturiert Entscheidungskriterien entwickeln und gewichten
– Entscheidungen transparent und nachvollziehbar treffen.

Schulung zu 8D-Reports und Problemlösungstechniken

Gern schulen wir Sie in den QM-Methoden zur Problemlösung. Selbstverständlich auch als inhouse-Trainings speziell auf Ihre Themen zugeschnitten.

Schulungen zu Problemlösungsmethoden, 8D, Ishikawa, SPC Wertanalyse, DTC und DFMA – Mehr…

Beratung Qualitätsmanagement und operative Unterstützung bei Reklamationen

Sie haben  ungelöste Prozess- und Qualitätsproblem? Oder stehen unter Kostendruck als Folge von Ausschuss und Nacharbeit? Wir können Ihnen helfen. Hier ist Ihr Kontakt zu uns.

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