Kepner Tregoe (KT) Problemanalyse – Problemlösungstechnik


„Problem Analysis“ (Problemanalyse) nach Kepner TregoeTM  (KT) ist eine erprobte Problemlösungstechnik um mit einer sehr strukturierten Vorgehensweise systematisch und schnell die Ursachen komplexer Probleme einzugrenzen.
Was erfahren Sie in diesem Beitrag? – Inhalte

Einsatzbereich komplexe Probleme

Wir benutzen die Problemanalyse nach Kepner TregoeTM oft im Fall von komplexen Problemen oder Aufgabenstellungen um eine schnelle und eindeutige Abgrenzung zwischen dem „IST“ und dem „IST-Nicht“ herauszuarbeiten. Eine Ursachenanalyse mit dem Ishikawa-Diagramm ist für „einfache“ Probleme mit monokausaler Ursache gut geeignet, bei komplexen Ursachen als Folge mehrerer Veränderungen ist Kepner Tregoe Problemanalyse in der Regel besser geeignet.

Hintergrund von Problem Analysis

Was ist ein Problem?

Ist ein Problem eine Herausforderung? Oder eine Situation mit Handlungsbedarf? Oder sind nur Veränderungen mit negativen Konsequenzen ein Problem?

Weil der Begriff des Problems unterschiedlich verstanden werden kann, benutzt Kepner Tregoe eine einfache, anschauliche Definition:

Ein Problem ist

  • eine Situation oder ein Ist- Zustand, der eine ungewünschte Abweichung vom Soll-Zustand aufweist und
  • den man dahingehend verändern möchte, dass der Soll-Zustand (wieder) erreicht wird.

Bei dieser Definition ist es unerheblich, ob der Soll-Zustand noch nie erreicht wurde oder ob er erreicht und dann ungewollt verlassen wurde.

Welche Ursachen führen zu Problemen?

Jedes Problem ist  immer eine Folge von einer oder mehreren Veränderungen. Diese können entweder  im Produkt, im Prozess, in der Anwendung und/ oder im Systemumfeld auftreten. Die Problemanalyse mit Hilfe der 9-Feld-Matrix in TRIZ nutzt übrigens die gleiche Beobachtung. Genau darauf zielt der Ansatz IST vs. IST-Nicht von Kepner Tregoe ab – nämlich die Unterschiede bzw. Veränderungen herauszuarbeiten.

IST vs. IST-Nicht

Der psychologisch sehr geschickte Kniff bei der Problemanalyse nach Kepner-Tregoe besteht darin, dem Problemsystem ein Vergleichssystem gegenüber zu stellen, bei dem das Problem nicht auftritt – obwohl es wegen der analogen Struktur eigentlich ebenfalls zu erwarten wäre.

Zunächst wird daher das Problem und das Problemsystem beschrieben. Dann wird ein Vergleichssystem gesucht und die Unterschiede zwischen den beiden Systemen mit Hilfe von Leitfragen herausgearbeitet.

strukturierte Problemeingrenzung durch Leitfragen

Um alle relevanten Informationen zu einem Problem strukturiert zu erfassen, nutzt Kepner Tregoe Problem Analysis Leitfragen zur Eingrenzung der Themenfelder „Inhalte – WAS“, „Räumlichkeit – WO“, „Zeit – WANN“ und „Umfang – WIEVIEL“

  • Was? – Was Nicht?
  • Wo? – Wo Nicht?
  • Wann? – Wann Nicht?
  • Welches Ausmaß / Umfang? – In welchem Ausmaß / Umfang Nicht?

Wichtig bei der Verwendung der Fragen ist, dass diese sinnvoll modifziert und erweitert werden, um möglichst alle relevanten Informationen zu Unterschieden und Veränderugen zu erfassen.

Ein Tip: Verwenden Sie die Suchrichtungen „6M“ des Ishikawa-Diagramms um die Leitfragen zu modifizieren oder auch um (Ver-)Änderungen zu erfragen.

Kepner Tregoe Matrix

Kepner Tregoe hat das Vorgehen der Problemanalyse in einer 5-spaltigen Tabelle oder Matrix abgebildet.

  1. Spalte 1 mit Überschrift „Leitfragen“, die dann in den Zeilen zu beantworten sind.
  2. Spalte 2 mit Überschrift „IST“
  3. Spalte 3 mit Überschrift „IST NICHT“
  4. Spalte 4 mit Überschrift „Unterschiede“
  5. Spalte 5 mit Überschrift „Veränderungen“

In einer erweiterten Version können weitere Spalten verwendet werden,  die zur Beschreibung der Ursachen bzw. Hypothesen dienen.

Ein weiterer, wichtiger Hinweis zu den Leitfragen:  Versuchen Sie bei der Modifikation der Fragen das „Warum“ zu vermeiden. Auf der Analyseebene IST – IST NICHT geht es um Fakten und belastbare Informationen. „Warum“ führt hier sehr schnell zu Schuldzuweisungen, Rechtfertigungen oder schlicht zu nicht überprüfbaren Vermutungen.

Versagenshypothesen

Die häufige Unfallursachenbeschreibung „Eine Verkettung unglückliche Umstände“ ist exakt das, was in dem Schritt der Entwicklung der Versagenshypothesen gesucht wird.

Man sammelt bzw. sucht die für die Unterschiede verantwortlichen Veränderungen. Anschließend erfolgt die Entwicklung von Versagenshypothesen, in dem verschiedene Veränderungen mit einander kombiniert werden um das Problemauftreten zu erklären. In der Regel werden mehrere Versagenshypothesen möglich und denkbar sein.

Plausibilisierung

Die Plausibilitätsprüfung ist ein Muss: Die zutreffende „richtige“  Ursachenhypothese erklärt zwanglos und logisch sowohl das Versagen im Problemsystem als auch das Nicht-Versagen des Vergleichssystems.

Häufig werden im Anschluss die Hypothesen erweitert oder modifziert um dann logisch und vollständig zu sein.  Diese Prüfung kann „am grünen Tisch“ erfolgen. Ist sie bestanden muss die Hypothese auch in der Praxis überprüft werden.

Sofortmassnahmen und parallele Ursachenanalyse

Natürlich wird jeder erfahrene Mitarbeiter oder Problemlöser bereits bei Auftauchen eines Problems die Erfahrungen der Vergangenheit nutzen und bereits aufgetretene Versagensursachen überprüfen. Dies ist selbstverständlich. Parallel dazu sollte die strukturierte Problemanalyse mit „Problem Analysis“ sofort bei Auftreten des Problems begonnen werden. Es spart erfahrungsgemäß Zeit, Kosten und Nerven – es könnte ja sein, dass dieses Mal die Ursachen neu, komplex und nicht bereits bekannt sind.

Die Gefahr, in kritischen Situationen nach dem erstbesten Strohhalm zu greifen, ist nur zu menschlich. Wenn der schnelle, naheliegende Lösungsansatz dann das Problem nicht beseitigt, ist die Enttäuschung groß, viel Zeit verloren und die Folgen meist gravierend.

Vorgehensweise von Kepner Tregoe Problemanalyse

  1. Problem benennen
  2. In welchem System tritt das Problem auf?
  3. In welchem Vergleichssystem tritt das Problem wider Erwarten nicht auf?
  4. Wo, Wann und in welchem Umfang tritt das Problem auf?
  5. Welche Unterschiede bestehen zwischen Problem- und Vergleichssystem?
  6. Welche Veränderungen sind für die Unterschiede verantwortlich?
  7. Ursachenhypothesen entwickeln
  8. Plausibilität der Hypothesen prüfen
  9. Ursachen beseitigen
  10. Parallel dazu: bereits bekannte Versagensursachen überprüfen

Erfahrungen mit der Methode „Problem Analysis“

Die Methode ist erfolgreich und zeiteffizient, wenn sie konsequent eingesetzt wird. Die Abgrenzung von Ist und Ist-Nicht sorgt für Transparenz. Die Methode setzt in vielen Fällen ein profundes Systemverständnis und umfangreiches Wissen über Unterschiede und Veränderungen auf allen Ebenen des Problemsystems voraus. Und exakt dies ist oft auch ein Schwachpunkt in der Problemanalyse.

Schwächen und Kritikpunkte mit Problemanalyse

Unserer Erfahrung nach ist häufig gerade dieses Wissen über Unterschiede und Veränderungen nicht verfügbar – zum Beispiel, wenn bei einem Zulieferer im Prozess Veränderungen stattgefunden haben, die nicht überwacht werden oder bestimmte Produkteigenschaften nicht spezifiziert sind. Oder wenn Mitarbeiter und Beteiligte Informationen aus Scham oder falsch verstandener Kollegialität verschweigen.

Bei solchen Problemfällen hilft dann die Methode „Anticipatory Failure Determination“ AFD aus weiter – erst den Fehler erfinden, um ihn dann zu beseitigen.

Analytical Trouble Shooting ATS

Analytical Trouble Shooting oder zu Deutsch Analyse technischer Störungen (ATS) ist eine Kombination von Kepner Tregoe Problem Analyis und Decision Analysis – Also nur eine logische Kombination der beiden Methoden.

Ein Hinweis: Die verwendeten Begriffe im Umfeld von Kepner Tregoe haben in der Regel Trademarks und Schutzrechte, auch wenn hier nicht explizit darauf verwiesen wird. Bitte beachten Sie diese.

Schulungen zu Kepner TregoeTM

Wir bieten Schulungen zu allen  Methoden nach Charles Kepner und Benjamin Tregoe Problem Analyis und Decision Analyse oder ATS an – sowohl als offene Schulungen oder als Inhouse-Training. Bitte fragen Sie an. Hier ist Ihr Kontakt zu uns.

Trouble Shooting & Problemlösungs-Workshops

Wir können Ihnen helfen, Ihre operativen Qualitäts-und Prozessprobleme zu lösen. Wir bieten operative Projektunterstützung, moderieren Problemlösungs-Workshops und stabilisieren Ihre Prozesse. Bitte fragen Sie an.


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