Warum eine Wareneingangsprüfung durchführen?

Eine Wareneingangsprüfung bzw. Wareneingangskontrolle ist ein unverzichtbarer Unternehmensprozess. Ohne Wareneingangsprüfung mit entsprechender Dokumentation besteht u.U. im Falle eines Mangels kein rechlicher Anspruch gegenüber dem Lieferanten oder der Empfänger unterliegt im schlimmsten Fall der Produkthaftung im Fall einer Weiterverbreitung.

Was erfahren Sie in diesem Beitrag? – Inhalte

Warenausgangsprüfung des Lieferanten ersetzt Wareneingangsprüfung des Empfängers?

Aus organisatorischen und Kostengründen wird oft versucht, sich auf eine reduzierte, vereinfachte Wareneingangsprüfung zu beschränken und – im Idealfall alle – Inhalte und insbesondere die Haftung der Wareneingangsprüfung auf den Lieferanten zu verlagern.

Dies führt zu 3 Fragen:

• Welche rechtlichen Verpflichtungen bzgl. Wareneingangsprüfung bestehen?
• Welche Minimumanforderungen muss eine Wareneingangsprüfung erfüllen?
• Sind Transport und Transportbedingungen sicher beherrscht?

Wareneingangsprüfung gesetzliche Regelung HGB

Gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) muss ein Käufer die Ware bei Wareneingang auf erkennbare Mängel prüfen und ggfs. dies dem Lieferanten unverzüglich anzeigen. Verdeckte Mängeln müssen unverzüglich  nach Entdeckung angezeigt werden. Erfolgt bei Mängeln keine Anzeige, gilt die Ware als akzeptiert. Bringt das Unternehmen diese fehlerhaften Teile in Verkehr (bzw. Produkte, die diese fehlerhaften Teile enthalten) und kommt es zu einer Produkthaftungsklage, so wird zumindest im ersten Schritt das Unternehmen als Inverkehrbringer rechtlich belangt.

ISO-Zertifizierung erfordert Prüfplan für Wareneingangsprüfung

Im Zuge der ISO-Zertifizierung eines Unternehmens werden u.a.  dokumentierte Lieferantenqualifizierungen und -freigaben, nachvollziehbare Bestell- bzw. Lieferspezifikationen sowie ein Prüfplan mit Kriterien und Prüfverfahren für die Wareneingangsprüfung gefordert. Im Fall einer Produktentwicklung werden die Prüfplänen in der Regel spätestens mit der Erstellung der FMEA erarbeitet.

Wareneingangsprüfung gem. Norm ISO 9001 – Minimumforderung

Auch die DIN EN ISO 9001 Abs. 7.4.3 „Verifizierung von beschafften Produkten“ sieht eine Wareneingangskontrolle vor. Um den Aufwand der Wareneingangsprüfung zu beschränken, genügt es, gemäß ISO 9001 einen vereinfachten Prüfplan zu erstellen und folgende Punkte zu prüfen.

• Identität
• Anzahl
• (Sicht-)kontrolle offensichtlich erkennbare Mängel / Transportschäden
• Übereinstimmung der Transportpapiere

Für den Fall einer Abweichung ist ein entsprechender Prüfbericht zu erstellen. Ob diese Kriterien jedoch ausreichen für eine fehlerfreie Fertigung und tatsächlich langfristig ein Kostenoptimum aus Unternehmenssicht erreicht wird, muss jedes Unternehmen für sich, den Lieferanten und das jeweilige Produkt entscheiden.

Werden darüber hinaus weitere Produktmerkmale bei der Wareneingangskontrolle überprüft, sollte ein Eignungsnachweis für das verwendete Prüfverfahren – d.h. eine bestandene Messsystemanalyse – vorliegen. Dies trifft auch auf qualitative, attributive Merkmale zu. Der Eignungsnachweis erfolgt hier nach Verfahren 7 der MSA.

Schulung zu Messsystemanalyse MSA und attributive Prüfung

reduzierte Wareneingangsprüfung und Stichprobenumfang

Eine reduzierte, vereinfachte Wareneingangsprüfung wird immer darauf abzielen, möglichst schnell und mit geringem Zeit- bzw. Kostenaufwand verläßliche Prüfergebnisse zu erzielen. Vor diesem Hintergrund sollte sehr genau abgewogen werden, welcher Stichprobenumfang gewählt wird und wann dieser reduziert bzw. erhöht wird. Eine Orientierungshilfe dazu bieten die sogenannten AQL-Levels (Acceptable Quality Limit) nach DIN ISO 2859. In diesen Levels werden mengenbezogene Eskalationsszenarien festgelegt. Wir empfehlen zusätzlich, eine Kostenbetrachtung durchzuführen bevor die jeweilige Entscheidung getroffen wird.

flankierende Massnahmen zur reduzierten Wareneingangsprüfung

Um eine reduzierte, vereinfachte Wareneingangsprüfung wirtschaftlich durchführen, sollten flankierende Massnahmen präventiver Art durchgeführt werden. Dies können z.B. sein:

• Lieferantenaudits
• Verifizierungen beim Lieferanten
• übereinstimmende, harmonisierte Prüfvorschriften und Vorgehensweisen zur Prüfung im Warenausgang des Lieferanten und Wareneingang des Kunden
• Werksprüfzeugnisse und Qualitätssicherungsvereinbarungen mit dem Lieferanten
• Kosten- / Haftungsregelungen
• Produkt-/ Prozess-FMEA´s
• Eskalationsregelungen bei Qualitätsmängeln

Insbesondere die vertraglichen Regelungen mit dem Lieferanten sollten das Haftungsrisiko berücksichtigen, das ein Unternehmen als Käufer / Importeur / Inverkehrbringer trägt. Ebenso sollten direkte und Folgekosten bei Qualitätsmängeln berücksichtigt werden und präventiv durch entsprechende Regelungen für eine verschärfte Wareneingangskontrolle und ggfs. Nachprüfungen abgesichert werden.

Prüfverfahren und Reklamationen bei Wareneingangskontrollen

Häufig kommt es bei Wareneingangsprüfungen zu Reklamationen, weil Prüfverfahren zwischen Lieferant und Kunde / Empfänger nicht abgestimmt bzw. harmonisiert wurden. Unterschiede und Abweichungen im Prüfvorgehen, unterschiedliche Prüfsysteme und insbesondere bei attributiven Prüfungen das unterschiedliche, subjektive Empfinden des Prüfers können das Prüfergebnis signifikant beeinflussen. Wir empfehlen deshalb in der Liefervereinbarung eine Messsystemanalyse MSA und ein Abgleich der Messsysteme zwingend vorzuschreiben.

pragmatische Werkzeuge & Checklisten zur Wareneingangsprüfung

Eine Checkliste für den Wareneingang ist ein einfaches Hilfsmittel für den Mitarbeiter, um zu gewährleisten, dass die eingehende Ware im ordnungsgemäßen Zustand ist und der Liefervereinbarung / Spezifikation entspricht.  Ebenso stellt die Checkliste sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen vorhanden sind. Sie sollte deshalb als Minimum die untenstehenden Punkte enthalten:

• Artikelbezeichnung
• Artikelnummer
• Anzahl der gelieferten Artikel
• Bestellnummer
• Unterschrift des Lieferanten bzw.  Spediteurs
• Unterschrift des Mitarbeiters im Wareneingang

Wird diese Checkliste in elektronischer Form auf Mobilgeräten angelegt, kann eine entsprechende Buchung verzögerungsfrei erfolgen.

Unterstützung bei Qualitätsproblemen und Prozessstörungen

Sie sind mit unzureichender Anlieferqualität konfrontiert? Sie können Ihre Prozesse nicht zuverlässig planen, weil die Wareneingangsprüfung nicht zuverlässig funktioniert und Fehlteile zu Nacharbeit und Ausschuss führen? Wir können helfen. Fragen Sie an. Hier ist Ihr Kontakt zu uns.