SAP Problem – nur 1 sec Warten
„Da kann man nichts machen!“ – Doch, wir beweisen das Gegenteil!
Ein SAP – Problem war Praxisthema in einem unserer inhouse-Trainings „Problemlösungstechniken“ . Ein aus Mitarbeitersicht sehr lästiges Thema und seit langem ignoriert.
„Immer muss ich auf SAP warten! …
Das Scannen der Pakete im Warenausgang dauert viel zu lange!“ …
In unseren Schulungen zur Problemlösung arbeiten wir in den Praxisübungen immer an Themen bzw. ungelösten Problemen aus dem Unternehmen. Die Teilnehmer suchen sich die Themen selbst aus, die Diskussion zum Problemhintergrund und die „hidden effects & cost“ verblüffen immer wieder.
Hintergrund zum SAP – Problem – Scan & Warten
Im Unternehmen werden in der Materialwirtschaft sowohl bei der Bereitstellung von Artikeln, Rohstoffen und Halb-Fertigwaren für die Fertigung ebenso wie im Warenausgang /Versand die Waren und Pakete beim Picken gescannt. Der Scan-Vorgang durch den Mitarbeiter ist relativ schnell.
Die Rückmeldung aus dem ERP-System dauert lange, so dass der Mitarbeiter immer auf das System warten muss – gefühlt „ewig“ – gemessen ca. 0,7 sec bis 1,3 sec.
Die Mitarbeiter in der Logistik stehen immer unter Zeitdruck. Deswegen wird das Warten auf Rückmeldung und die Freigabe für den nächsten Scan als sehr störend und behindernd empfunden.
Dieses SAP – Problem existiert schon seit der Erst-Einführung des ERP-Systems. In der IT bzw. SAP-Systempflege wurde es nicht priorisiert,“ weil „der Mitarbeiter ja nur 1 Sekunde warten muss“.
„Eine Sekunde Warten! Das ist doch kein relevantes SAP-Problem und lohnt niemals den Änderungsaufwand!“
Die realen Kosten des SAP – Problems
Ein paar Zahlen und eine Kostenschätzung:
Hinweis: Die Zahlen in diesem Praxisbeispiel sind aus Gründen des Datenschutzes vereinfacht. Der aufgezeigte Trend mit den realen Zahlen war ebenso eindeutig und signalisierte einen entsprechenden Handlungsbedarf.
„nur 1 Sekunde“ = ignorierte Kosten
Die Summe macht´s – Wie so oft. Solche kurzen Verzögerungen, Stillstands- oder Wartezeiten werden in der Regel in keiner Zeiterfassung erfasst und damit auch im internen Prozess-Controlling nicht sichtbar. Und immer wieder überraschen die tatsächlichen Werte – auch wenn sie nur grob abgeschätzt werden.
Im inhouse-Training führte dieses Abschätzung in der Pause sofort zu lebhaften Diskussionen über andere, bisher ignorierte Zeitfresser…
Problemeingrenzung & Ursachenidentifikation für das SAP – Problem
Weil es sich um ein „Zeit-Problem“ handelte, war die Vorgehensweise zur Ursachenanalyse und Lösungsentwicklung relativ einfach:
- Prozessaufnahme „Datenflussanalyse“ mit der Dauer der Einzelschritte als Kennzahl
- Bewertung der Prozessschritt-Inhalte mit Hilfe der Lean-Verschwendungsarten
- Lösungsentwicklung mit Hilfe von TRIZ-Prinzipien
Die Lösung während des Schulung
Problemlösung ist immer ein Team-Ergebnis. An der Schulung nahmen Kollegen aus verschiedenen Unternehmensbereichen teil – nicht nur Fertigung, Konstruktion und Logistik, sondern auch Kollegen aus der IT und der SAP-Pflege.
Für dieses Thema konnte der IT-Kollege den Weg der Daten von der Betätigung des Scanner-Schalters über die verschiedenen Datenbe- und Verarbeitungsschritte & -wege vom Client zum Server und bis zur Freigabe des nächsten Scans an den Logistik-Mitarbeiter verfolgen und entsprechende Zeiten zu den Prozessschritten liefern. Die SAP-Kollegen lieferten hilfreiche Hinweise zu den Dateninhalten.
Die Anwendung der TRIZ – Prinzipien der „Separation in der Zeit“ und „unter den Bedingungen“ lieferten die entscheidenden Anstösse für die erforderliche Prozessverbesserungen.
Fazit aus des Logistik-Mitarbeiters
Das ging doch jetzt wirklich schnell! –
Warum gehen wir nicht immer so systematisch und strukturiert vor?
Eine systematische, strukturierte Vorgehensweise spart Zeit und Geld. Jeder im Team weiß, wie und warum so vorgegangen wird und der Erfolg bestätigt das Vorgehen immer wieder! Es ist nur etwas Zeit, die Kenntnis der erforderlichen Problemlösungsmethoden und die konsequente Anwendung nötig – und das kann man lernen!
Schulung QM – Methoden & Problemlösungsmethoden
Lernen Sie „Q7-Grundlagen QM-Methoden“ und „Fortgeschrittene Problemlösungsmethoden“ wie Shainin, KT Problem Analysis, AFD und TRIZ in unseren QM-Schulungen zu Problemlösungsmethoden kennen und anwenden.
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