Was ist ein Auditbericht?

Der Auditbericht stellt die Dokumentation des Audits, der Auditfeststellungen und der Schlussfolgerungen dar. Er wird vom Auditor bzw. dem Auditoren-Team erstellt. Adressat bzw. Empfänger ist in der Regel der Auftraggeber.

Was erfahren Sie in diesem Beitrag? – Inhalte

Inhalte des Auditbericht

Der Auditbericht sollte folgenden Punkte umfassen:

• Auditziele, Umfang des Audits
• geltende Normen, Vorschriften bzw. Auditkriterien
• Auftraggeber, Auditor, Auditoren-Team, befragte Bereiche / Teilnehmer des Audits
• Termine und Orte
• Auditfestellungen und jeweilige Nachweise / Belegen
• Bewertung, inwieweit die Auditkriterien erfüllt wurden
• Schlussfolgerungen und Handlungsempfehlungen

Ziele eines internen Audits

Ziele eines internen Audits ist immer eine Feststellung des Status Quo UND das Aufzeigen von Verbesserungspotentialen. Insbesondere der zweite Punkt „Prozessverbesserung“ kann nur erfolgreich erfolgen, wenn der Auditbericht und die Auditdurchführung nachvollziehbar ist und auf Akzeptanz bei Mitarbeitern und Auftraggeber stößt. 

Wie führe ich ein internes Audit durch?

Hier finden Sie Informationen zur Vorbereitung und Durchführung von internen Audits …

Sachliche Darstellung von Auditfeststellung im Auditbericht bevorzugen

In einem Audit werden Abläufe und Prozesse auf Konformität mit den geltenden Vorschriften hin überprüft. Dass Abweichungen auftreten, ist eher die Regel als Ausnahme. Diese werden später zusammengefasst als  Auditfeststellung bezeichnet d.h. als Ergebnis der Bewertung der gesammelten Auditnachweise im Hinblick auf die Auditkriterien. Vor dem oben genannten Ziel, neben dem Status Quo, Akzeptanz für die identifizierte Verbesserungspotentiale und Massnahmen zu finden, ist es sinnvoll einen Auditbericht sachlich, präzise, nachvollziehbar und positiv zu formulieren. 

Empfehlungen für die Darstellung von Inhalten im Auditbericht

• positive Ergebnisse und Verbesserungen klar und deutlich herausstellen
• insbesondere bei kritischen Sachverhalten sachlich richtig, nachvollziehbar und mit Belegen und mit Bezug zu gelten Normen / Regelwerken darstellen
• Empfehlungen /Verbesserungsvorschlag anbieten und begründen
• bei identischen Abweichungen / Auditfeststellungen gegenüber früheren Audits (d.h. keine Verbesserung erreicht) klar addressieren bzw. eskalieren

Ausbildung und operative Unterstützung für interne Audits

Auditabweichungen Kriterien

In jedem Audit erfolgt ein Soll-Ist-Abgleich, d.h. eine Bewertung der aufgefundenen Situation mit Hilfe von Bewertungskriterien.  In internen Audits kann jedes Unternehmen eine für sich passende Bewertungsmethode und Bewertungskriterien wählen. Diese Freiheit besteht bei Anwendung geltender Normen häufig nicht.

Weil die  IATF 16949:2016 inwischen als Standard in der Automobilindustrie gelten kann und diese die Unterscheidung  – Haupt- und Nebenabweichung – nutzt, arbeiten viele Unternehmen inzwischen mit diesen Begriffen  als Bewertungskriterien. Ein Hinweis: Die ISO 9001:2015 kennt eine Unterscheidung zwischen Haupt- und Nebenabweichung nicht.

Hauptabweichungen (Major)

• Ein großer Teil der geltenen Vorschriften / Normen werden nicht eingehalten
• Sicherheitsrelevante Vorschriften mit gravierenden Sicherheitsmängeln sind nicht erfüllt
• eine Vielzahl kleiner Abweichungen (Nebenabweichung s.u.) innerhalb eines Prozesses oder Bereichs
• Nebenabweichungen aus vorhergehenden Audits liegen unverändert vor (keine Verbesserung / Verbesserungsbestrebungen)  und werden eskaliert

Nebenabweichung (Minor)

• Eine einzelne (nicht sicherheitsrelevante) Vorschrift  wird nicht / wird in Einzelfällen nicht eingehalten

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