Prozesskostenrechnung


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Direkte Kosten sind offensichtlich und meist den Verursachern einfach zuzuordnen. Eine anteiligen Zuordnung von Kosten geteilter oder gemeinsam genutzter Ressourcen oder Umlage verdeckter Kosten oder Gemeinkosten u.U. aus schwierig messbaren (Geschäfts-)Prozessen ist erheblich schwieriger und Inhalt der Prozesskostenrechnung.

Prozesskostenrechnung ist eine Vollkostenrechnung, die zwischen fixen und variablen Kosten unterscheidet. Ziel der Prozesskostenrechnung ist, eine Kostentransparenz über alle Geschäftsprozesse im Unternehmen zu erreichen. Sie liefert damit die Basis für Entscheidungen bzgl. Massnahmen zur Prozessoptimierung.

Ziele der Prozesskostenrechnung

  • Kostentransparenz
  • Visualisierung fixer vs. variabler Kosten
  • beanspruchungsgerechte Aufteilung indirekter Kosten / Leistungen
  • Basis für Managemententscheidungen

Hintergrund

Klassische Kostenrechnungssysteme legen üblicherweise Gemeinkosten über prozentuale Zuschlagssätze auf die Kostenträger um. Solange die Gemeinkosten einen kleinen Anteil der Gesamtkosten betragen, ist dies wirtschaftlich, weil ein anteiliges, verursacherbezogenes Buchen z.T. mit hohem Aufwand verbunden ist. Bei (sehr) hohen Zuschlagssätzen führen die so berechneten Produktkosten u.U. zu operativen und strategischen Fehlentscheidungen z.B. bei make-or-buy Diskussionen.

Bei der Prozesskostenrechnung wird versucht, die Gemeinkosten verursachergerecht den tatsächlichen (Geschäfts-)Prozessen zuzuordnen –  anteilig in dem Maße, wie sie in Anspruch genommen wurden. Der verbleibende, kleine,  nicht umlegbare Restanteil wird wie gewohnt prozentual als Gemeinkosten umgelegt.

Nachteile der Prozesskostenrechnung vs. Prozesskostenanalyse zur Prozessoptimierung

Jeder Prozess verursacht Kosten, denn er benötigt oder verbraucht Ressourcen: Mitarbeiter, Maschinen, Anlagen, IT, Gebäude und Räume, Energien u.a.   Dies führt zu zahlungswirksamen oder kalkulatorischen Kosten, die in der Regel durch das Controlling in der (buchhalterischen oder kalkulatorischen) Prozesskostenrechnung dargestellt werden. Häufig werden reale Kosten erst mit zeitlicher Verzögerung erkennbar. Ebenso werden Einzelverbräuche oder Einzelkosten häufig in Sammelpositionen zusammengefasst, so dass eine verursachergerechte Rückverfolgung schwierig und zeitaufwendig ist.

Wichtig für jede angestrebte Prozessoptimierung ist deshalb, dass eine verursachergerechte Kostenbetrachtung und Prozesskostenanalyse auf Basis realer Prozesse mit realen Kennzahlen und Verbräuche z.B. auf Basis einer aktuellen Prozessanalyse erfolgt. Die Prozesskostenrechnung des Controlling stimmt deshalb vielfach mit diesen realen Daten und Kosten der Prozesskostenanalyse nicht überein.

Erfahrungen mit Prozesskostenrechnung

Prozesskostenrechnung begleitet uns in allen Wertanalyse-Projekten. Sie unterscheidet zwischen fixen und variablen Kosten. Leider werden diese als Ergebnis häufig nicht getrennt ausgewiesen und auch die Umlagequotienten nicht kommuniziert.

Insbesondere bei Optimierungs-Projekten und bei Management-Entscheidungen ist es wichtig, diese Verteilung zu kennen.

Make or Buy Entscheidungen  und Fehlentscheidungen – ein Beispiel

Fehlentscheidungen als Folge intransparenter Prozesskostenzuordnung sind keineswegs selten. Management-Entscheidungen sollten auf Basis der variablen Kosten getroffen werden, weil die Umlage bereits getätigter Investitionen u.U. kontraproduktiv ist und zu unternehmerischen Fehlentscheidungen führen kann.

Im Fall einer Produktentwicklung sollte ein neues Produkt auf einer bestehenden, nicht ausgelasteten Anlage produziert werden.  Die Anlage war nocht nicht vollständig abgeschrieben. Das Produkt war technisch und kostenmäßig wettbewerbsfähig und erreichte die Zielkosten, wenn nur die variablen Kosten berücksichtigt wurden. Bei Umlage der fixen Kosten wurden die Zielkosten (target costs) bei weitem überschritten. Die Empfehlung aus dem Controlling war deshalb, die Produktentwicklung einzustellen und das Marktsegment dem Wettbewerb zu überlassen. Nach erneuter Kalkulation im Projektteam unter Berücksichtigung nur der variablen Anlagen- und Fertigungskosten, der bereits entstandenen Entwicklungskosten (und deren Kostendeckung durch den Produktverkauf) ergab sich ein deutlich anderes Bild.

Das Produkt ist inzwischen sehr erfolgreich am Markt etabliert und liefert zusätzlich attraktive Cross-Selling-Effekte.

Beratung zu Prozessanalysen, Prozessoptimierung und Prozesskostenrechnung

Wir bieten Beratung zur Prozessanalyse und Prozessoptimierung. Wir helfen Ihnen, Ihre Kosten zu senken und Produkt- Prozessqualität zu verbessern z.B. in Form von Wertanalyse / Design to Cost Projekten. Wir vermitteln unser Wissen darüber in unseren offenen Schulungen oder als individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Inhouse-Trainings.  Bitte sprechen Sie uns an.


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