Problemlösungsstrategie – 7 Optionen

Oft setzt eine erfolgreiche Problembearbeitung – insbesondere bei komplexen Problemen – die Wahl der richtigen Problemlösungsstrategie voraus neben einem klaren Auftrag / Ziel , einem strukturierten Problemlösungsprozess (PLP) und einem qualifizierten Problemlöse-Team.

Was erfahren Sie in diesem Beitrag? – Inhalte

das Ziel bzw. der Auftrag zur Problembearbeitung

Ein wichtiges Thema:

Was ist das Ziel des Problemlösungs- Workshops bzw. gesamten Projekts?

Eine eindeutige, klare, unmissverständliche Formulierung ist entscheidend für den Erfolg. Eine Orientierung geben folgende Leitfragen:

• Welches Problem soll gelöst werden?
• Wie „schmerzhaft“ ist das Thema?
• In welchem Zeitrahmen sollte ein Lösungsvorschlag vorliegen?
• Wann sollte er wirksam umgesetzt sein?
• Welche (Ver-) Änderungen sind zulässig?
• Welcher Aufwand darf betrieben werden ?
• Wie wird die Zielerreichung gemessen?

Je enger die Zielsetzung formuliert ist und je weniger Veränderung zulässig ist, desto geringer sind später die Handlungsräume für das Problemlöse-Team. Je nach zulässigen Randbedingungen scheidet die eine oder andere Problemlösungsstrategie von vorn herein aus.

Kick-off durchführen!

Auch wichtig: Dieser Auftrag muss vom Auftraggeber an das Team und die Stakeholder kommuniziert sein. Idealerweise in einem gemeinsamen Kick-off mit Auftraggeber, Stakeholdern & Problemlöse-Team.

das Problemlöse-Team

Komplexe Probleme lassen sich in der Regel nicht von einer Person allein lösen. Ein qualifiziertes Problemlöse-Team hat idealerweise

• umfassendes Wissen über Produkt und Prozess
• eine hohe Problemlösungskompetenz
• zahlreiche Erfahrungen aus anderen Projekten und Fachbereichen
• eine abgestimmte Vorgehensweise d.h. es folgt dem Problemlösungsprozess
• Routine in der Auswahl und Anwendung der nötigen Problemlösungstechniken und -methoden d.h. es nimmt auch Abkürzungen soweit sinnvoll oder läßt Methodenelemente weg.

Team building – forming, norming, storming , performing …

Team-Building benötigt Zeit, diese fehlt in der Regel bei akuten Problemen. Deshalb hat im günstigsten Fall das Team bereits häufiger gemeinsam an derartigen Problemstellungen gearbeitet. Eingespielte Abläufe und einander kennen und schätzen kann die Zusammenarbeit erheblich beschleunigen. … Übrigens: Auch die FEUERWEHR hat vorher geübt!

Die Minimum-Anforderungen an das Problemlöse-Team in der Kurzform:

• umfassendes Wissen über das Produkt, Anwendung und Prozess
• strukturierte, abgestimmte Vorgehensweise
• ausreichende Ressourcen, Zeit und Gestaltungsräume (!!!)
• einen erfahrenen Moderator

Sie haben Ausschuss? Nacharbeit? Ungelöste komplexe Qualitätsprobleme? Wir sind Problemlösungs-Spezialisten.  Bitte sprechen Sie uns an.

Alternativ legt ein Projektleiter oder erfahrener Moderator von tercero die Vorgehensweise und Problemlösungsstrategie gemeinsam mit dem Team fest und erarbeitet anschließend mit dem Team die jeweiligen Inhalte. – In dieser Situation arbeiten wir sehr häufig.

die abgestimmte Vorgehensweise zur Problemlösung

Ein strukturiertes, abgestimmtes Vorgehen schafft Transparenz, sorgt für Effizienz und stellt eine schnelle Kommunikation aller relevanten Informationen zwischen den Beteiligten und Betroffenen dar. Die Visualisierung von Inhalten, Sachverhalten, Abläufen und Kennzahlen wie z.B. im Lean Management üblich sorgen für Transparenz, schnelle Verfügbarkeit der Information und helfen Zusammenhänge zu erkennen.

Irgendwann kommt selbst das beste Team an Grenzen. Gerade in kritischen Situationen ist der kurze Weg zum Entscheider bzw. Auftraggeber für eine Rücksprache und das Treffen einer Entscheidung wichtig und hilfreich.

Welche Problemlösungsstrategien gibt es? … Mit welchen Konsequenzen?

Abhängig von der Art des Problems, der gewünschten Art der Lösung und der Folgen im Falle einer Nicht-Lösung bieten sich unterschiedliche Problemlösungsstrategien oder auch Umgehungsstrategien an.

1. Nichts tun –> weiter leiden
2. Sein Lassen –> Produkt / Prozess einstellen & dem Wettbewerb den Markt überlassen
3. Alternativ- / Umgehungsprozess implementieren –> Investitionen + Anlauf Neu-Prozess
4. Produkt / Prozess verlagern –> Ein anderer hat jetzt das Problem! … + wir zahlen dafür (monetär oder nicht-monetär)
5. systematische Problemanalyse mit
   • detaillierte Problembeschreibung
   • Ursachen analysieren und verifizieren
   • Lösungskonzept(e) entwickeln und bewerten
   • Lösung implementieren mit Erfolgskontrolle
6. Trial & Error –> Hurra !!! … aber nur durch Zufall gelöst. (gelingt bei komplexen Problemen selten und ist hier nur der Vollständigkeit halber erwähnt
7. Aufgeben –> weiter leiden

Nichts tun oder Aufgeben um dann mit dem Problem zu leben, ist leider die am häufigsten gewählte Lösung.

Wir waren bisher selbst bei komplexen Problemen immer erfolgreich! Fordern Sie uns!

„Sein Lassen“ und „Alternativlösung“

Die beiden Problemlösungsstrategien “ Sein Lassen“ und „Alternativlösung“ klingen vielleicht an dieser Stelle trivial. In manchen Problemsituationen können sie jedoch zumindest temporär für Entlastung sorgen, so dass die Problemanalyse mit mehr Ruhe und unter weniger psychologischem Druck erfolgen kann. Wenn jedoch bei einer Produktentwicklung oder einem Prozessanlauf, der Termin des SOP und der Marktauftritt unverrückbar feststehen, sind diese beiden Wege nicht gangbar.

systematische Problemanalyse

Insbesondere für die Problemlösungsstrategie „systematische Problemanalyse“ ist eine überprüfbare, nachvollziehbare Fehlerbeschreibung und Fehlereingrenzung wichtig – Im einfachsten Fall mit der 5W1H – Methode. Läuft z.B. ein Prozess nicht stabil und nur manchmal oder nur einige Teile sind schlecht, so erfordert dies eine andere Problemlösungsstrategie als wenn alle Teile zu 100% schlecht sind.

Hier finden Sie eine kleine Übersicht geeigneter Problemlösungsmethoden.

Trial & Error

Trial & Error wird in der Praxis leider viel zu oft angewendet. Warum letztlich das Problem verschwindet, ist oft nicht bekannt. Und dass es später wieder auftritt, leider nicht überraschend. Trial & Error ist deshalb als Strategie meist nicht geeignet und hier nur der Vollständigkeit halber erwähnt.

KI zur Problemlösung

Ja, KI kann bei der Problemlösung unterstützen, indem es zahlreiche typische Ursachen für typische Produkte und Prozesse auflistet. ABER: Oft sind die eigenen Prozesse individuell und die Randbedingungen stimmen nicht mit den allgemeinen Ursachen bzw. durch KI gefundenen Lösungen überein. Auch wenn es immer als einfach und automatisierbar dargestellt wird: Das Problemlöse-Team ist und bleibt unverzichtbar und muss aus den KI – generierten Inhalten die brauchbaren Teile auswählen.

Auswahlkritierien zur Problemlösungsstrategie

1. verfügbares Wissen (über das Problem)
2. verfügbare Kapazitäten
3. verfügbare Ressourcen
4. verfügbares Budget
5. verfügbare Zeit
6. Problemfolgen, Folgekosten & -schäden
7. Ziel-Zeitpunkt des Wirksamwerdens
8. Verantwortlichkeit und Budget-Hoheit
9. verbleibende (Rest-) Risiken

Risikomanagement … vor dem Problem ist nach dem Problem …

Ein letzter Schritt vor einer Massnahmen-Implementierung sollte eine Betrachtung der Risiken sein. Auch hier gibt es 5 generelle Strategien zum Umgang mit Risiken. Die Ähnlichkeiten mit den Problemlösungsstrategien ist rein zufällig 🙂 .

Problemlösungsmethoden in Kombination

Viele Methoden zur systematischen Problemeingrenzung, -analyse und Problemlösung sind bekannt. In der Regel hilft die Kenntnis einer Methode allein nicht weiter.  Die besten Ergebnisse haben wir erzielt durch eine geschickte Kombination einzelner Elemente aus verschiedenen Problemlösungsmethoden.

Schulung QM – Methoden & Problemlösungsmethoden

Lernen Sie „Q7-Grundlagen QM-Methoden“ und „Fortgeschrittene  Problemlösungsmethoden“ wie Shainin, KT Problem Analysis, AFD und TRIZ in unseren QM-Schulungen zu Problemlösungsmethoden kennen und anwenden.

Sie haben ungelöste Prozess- und Qualitätsproblem?

operative Unterstützung bei Qualitätsproblemen

Wir helfen Ihnen, Ihre Qualitätsprobleme zu beseitigen. Wir bieten operative Projektunterstützung im QM, moderieren Problemlösungs-Workshops und stabilisieren Ihre Prozesse. Hier ist Ihr Kontakt zu uns.

Der Autor:
Dr. Oliver Wagner, über 25 Jahre operative Erfahrung als Unternehmensberater, Trainer, Coach und Interim Manager in Industrie & produzierendem Gewerbe, umfangreicher Methodenhintergrund u.a. Lean Management, Wertanalyse / Design to Cost, TRIZ, QFD, TWI und den zahlreichen Methoden des Qualitätsmanagements wie QM-Tools, Shainin, Kepner, 6sigma, FMEA, DRBFM, FTA, MSA , systemischer Coach & NLP Master, u.v.a.m …
Mehr Informationen zu Dr. Oliver Wagner …
Dr. Oliver Wagner, tercero consult, auf Linkedin …

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