komplexe Probleme lösen

Wie lassen sich komplexe Probleme lösen?

Dazu ist meist eine systematische, strukturierte Vorgehensweise erforderlich. Auf gut Glück schnell mal erfolgreich und dauerhaft komplexe Probleme lösen zu können, ist sehr, sehr selten und gelingt meist nur rein zufällig.

Was erfahren Sie in diesem Beitrag? – Inhalte

Was ist ein komplexes Problem?

Komplexe Prozesse – und damit verknüpft komplexe Probleme – zeichnen sich dadurch aus, dass sehr viele Einflussfaktoren existieren, die den funktionierenden Prozess bzw. die Problemsituation beeinflussen. Oft sind diese Prozesse geprägt von einer hohen Dynamik, hohen (Veränderungs-) geschwindigkeiten und gegenseitigen Abhängigkeiten und Wechselwirkungen, die ggfs. auch Prozessparameter und der Einflussfaktoren betreffen, so dass eine Beobachtung und Analyse erschwert ist.

Es ist deshalb besser, weil korrekter, statt von komplexen Problemen von komplexen Problemursachen zu sprechen.

Die Herausforderung für den Problemlöser bzw. das Problemlöse-Team

Oft treten komplexe Probleme überraschend auf – ohne Ankündigung, ohne Indikatoren, einfach so „aus dem Nichts“. Auch dass sie komplex sind, ist beim ersten Auftreten meist nicht erkennbar.

Deshalb ist es verständlich, dass zunächst die bekannten und erprobten Lösungsansätze versucht werden. Scheitern diese Lösungsversuche, daran erkennbar, dass das Problem weiterhin besteht oder – noch schlimmer – kurzfristig einfach so verschwindet um dann erneut aufzutreten, ist guter Rat teuer und das Problemlöse-Team in der Regel überfordert.

Der Übergang zum (oft konfusen) Trial & Error ist fließend …

Sie haben komplexe Qualitätsproblemen und Prozessstörungen? Wir können Ihnen helfen.

Trial & Error

Der oft versuchte Trial & Error – Ansatz benötigt bei komplexen Probleme meist sehr, sehr viele, meist teuere und zeitfressende Versuche. Währenddessen laufen die Kosten des ungelösten, komplexen Problems weiter. Oft resigniert der Problemlöser frustriert und das komplexe Problem bleibt ungelöst.

Gründe für die Misserfolge bei Trial & Error sind oft

• die Funktionsweise des problembehafteten Systems ist dem Team nicht bekannt
• relevante Einflussfaktoren sind nicht bekannt bzw. spezifiziert
• relevante Prozessparameter oder Einflussfaktoren werden nicht überwacht
• die genutzten Überwachungs- und Messsysteme liefern keine brauchbaren Daten, z.B. weil die Auflösung oder Reproduzierbarkeit zu gering sind
• die verfügbaren Daten werden nicht genutzt oder nicht ausgewertet

Schwarzer Peter spielen

Keine Lösung herbeiführen zu wollen, sondern erst einmal alle Schuld von sich zu weisen, ist eine weit verbreitete Strategie, denn:

Wer Schuld ist, zahlt!

Deshalb ist es so wichtig und ausschließlicher Inhalt vieler Diskussionen im Problemlösungsprozess, die Schuldfrage zu klären. Diese frustrierende, zeitzehrenden Diskussionen verhindern, komplexe Probleme lösen und vergiftet zusätzlich die Stimmung.

Am Ende wird jemand den Schaden bezahlen müssen, aber zuvor müssen dazu die Ursachen nachgewiesen sein.

Umdenken auf Managementebene – der Übergang zum systematischen Problemlösungsprozess

Um komplexe Probleme lösen zu können und solchen Problemstellungen adäquat und effektiv zu begegnen, muss ein Umdenken auf Managementebene stattfinden.

4 Schlüsselfragen sind entscheidend:

• Wie lange lasse ich als verantwortlicher Manager den unstrukturierten Problemlösungsprozess laufen?
• Wie hoch sind die Folgekosten in EURO ( … Dollar, SFR, GBP,… ) des ungelösten komplexen Problems und was akzeptierte ich?
• Wieviel Manpower bin ich bereit, in dieses unstrukturierte Vorgehen zu investieren?
• Welche Team-Mitglieder benötige ich für den strukturierten PLP und sind diese verfügbar?

Problemlösungs-Team

Komplexe Probleme lösen gelingt nur gemeinsam im Problemlösungs-Team, wenn systematisch gearbeitet und analysiert wird, und strukturiert auf Basis der verfügbaren Informationen die Fehler- und Versagenshypothesen entwickelt und verifiziert werden.

Ein einzelner Mitarbeiter allein kann nicht alle Facetten und Aspekte, alle Faktoren und Wirkzusammenhänge eines komplexen Problems kennen. Ein „gutes“ Problemlösungs-Team zeichnet sich deshalb nicht nur durch eine strukturierte, effiziente Vorgehensweise aus, sondern auch durch umfassendes Wissen über

• die Anwendung
• das Produkt
• den Prozess
• die Funktionsweise, Wirkzusammenhänge und Abhängigkeiten
• und die „Tool-Box“ der Problemlösungsmethoden

Das Problemlösungs-Team im Vorfeld ausbilden

Es stehen zahlreiche Werkzeuge zur Problem- und Ursachenanalyse und zur Problemlösung zur Verfügung und ein gut geschultes Problemlösungs-Team kann den Zeitaufwand für eine tragfähige Lösung erheblich reduzieren, gleichzeitig steigt dadurch die Ergebnisqualität.

Auch die Feuerwehr hat vorher geübt!

Oft dauert die Diskussion über die richtige „beste“ Vorgehensweise „ewig“ und verschwendet wertvolle Zeit!

Teamarbeit wird effizient, wenn eine pragmatische Vorgehensweise zur Problembearbeitung vereinbart ist, geübt wurde und konsequent die Vorgehensweise angewendet wird. – Im Anschluss Lessons Learned und die Optimierung der Vorgehensweise ist ebenfalls Teil des Feuerwehr-Einsatzes.

Vorteile der systematischen Vorgehensweise um komplexe Probleme zu lösen

Gegenüber Trial & Error hat eine systematischen Vorgehensweise zur Problemlösung zahlreiche Vorteile wie z.B.

• löst das Problem 🙂 !!
• spart Zeit, Ressourcen & Kapital
• vermeidet die Folgekosten des ungelösten, komplexen Problems
• ist nachvollziehbar in der Vorgehensweise & liefert dadurch reproduzierbare Ergebnisse
• ist planbar bzgl. Personalaufwand und Projektdauer
• sorgt für eine schnelle Regel-Kommunikation der relevanten Informationen zwischen den Beteiligten
• Ergebnisse und Erfahrungen sind nachvollziehbar dokumentiert.

Üben Sie die Vorgehensweise der strukturierten, systematischen Problemlösung mit den relevanten QM-Methoden wie Shainin, KT Problem Analysis, AFD und TRIZ in unseren QM-Schulungen zu Problemlösung.

Visualisierung von relevanten Informationen

Eine zusätzliche Visualisierung von Themen, Verbesserungen und Kennzahlen wie z.B. auf dem Shopfloor üblich sorgen für eine nochmals verbesserte Verfügbarkeit und Präsenz der Informationen.

Wichtig: Nachvollziehbare Dokumentation

Bei allem Verständnis für den operativen Druck z.B. im Falle eines Anlagenstillstands : Trotzdem sollten alle relevanten Inhalte der Teamsitzungen nachvollziehbar dokumentiert werden. Dies betrifft:

• alle Beobachtungen, Parameter & Randbedingungen zum Fehler bzw. Problem
• alle Prüf- / Testergebnisse & (Mess-)daten
• alle Ursachenhypothesen
• alle Nachweise & Massnahmen (mit Ergebnis, Verantwortlichkeit und Terminen)
• Bilder von Mustern: iO vs. niO
• Worksflows, Prozessanalysen, Arbeitsanweisungen etc.

langfristige Verbesserung – gesteigerte Problemlösungskompetenz

Eine systematische Vorgehensweise zur Problemlösung verbessert mittelfristig auch die Problemlösungskompetenz der Mitarbeiter, weil durch das regelmäßige Arbeiten mit den Problemlösungstechniken diese zur Routine und Gewohnheit werden. D.h. sie werden vom Mitarbeiter nicht mehr als Methode wahrgenommen, sondern automatisch und intuitiv ohne großes Nachdenken verwendet.

Sie kämpfen mit Qualitätsproblemen und Prozessstörungen? Wir können helfen. Wir unterstützen Sie sehr pragmatisch und zielorientiert bei Qualitätsproblemen und Prozessstörungen. Hier ist Ihr Kontakt zu uns.

Vorgehensweise systematische Problemlösung

1. Problembeschreibung
2. Bewertung der Problemfolgen
3. Zieldefinition
4. Methodenauswahl
5. Ursachenanalyse
6. Ideengenerierung
7. Lösungsentwicklung
8. Lösungsbewertung
9. Umsetzung
10. Nachverfolgung

Methoden systematische Problemlösung

Es gibt zahlreiche Methoden zur systematischen Problembearbeitung und Problemlösung. Entscheidend ist, was als „Problem“ definiert wird.

Häufig werden die Methoden abhängig von der jeweiligen Problemsituation kombiniert verwendet. Hier eine kleine Auswahl gängiger Methoden.

QFD – quality function deployment … Mehr…

• um wettbewerbsfähige Produkte zu entwickeln
• um vollständige Lasten- und Pflichtenheft auszuarbeiten
• um Entwicklungszeiten und Änderungsaufwand zu reduzieren
• um Anlauf- und Qualitätsprobleme verringern

Design-to-Cost / Wertanalyse … Mehr …

• z.B. um Kostentreiber zu identifizieren
• um Produktkosten, Herstellkosten und Prozesskosten zu reduzieren

TRIZ – die Theorie des innovativen Problemslösens … Mehr …

• um Alleinstellungsmerkmale für Produkte und Prozesse methodisch erzeugen
• um pragmatische Problemlösungen kosten- und zeiteffizient zu erzeugen

FMEA – failure modes and effect analysis … Mehr …

• um präventiv Schwachstellen und Versagen in Produkten und Prozessen zu identifizieren

AFD – anticipatory failure determination … Mehr …

• um schnell komplexe Problemursachen zu identifizieren und zu beseitigen

Kepner-Tregoe Problem Analysis, Decision Analysis, Situation Appraisal … Mehr …

• um strukturiert Problemursachen finden
• um Entscheidungen nachvollziehbar zu treffen

Mind Mapping

• zur Visualisierung von Abhängigkeiten und Kaskaden
• um Ishikawa-Diagramme zu erarbeiten

Prozessanalyse – Wertstromanalyse … Mehr …

• z.B. um Abläufe transparent darzustellen
• um Schnittstellen und Engpässe zu identifizieren
• um Verbesserungspotentiale aufzudecken

Ursachenanalyse / Ishikawa-Diagramme … Mehr …

• z.B. um schnell eine Vielzahl möglicher Problemursachen zu finden

Problemlösungstechniken … Mehr …

• z.B. um auftretende Problemursachen schnell einzugrenzen und pragmatische Lösungen zu entwickeln

Theory of Constraints (TOC) … Mehr …

• z.B. um Engpässe in der Wertschöpfungskette zu identifizieren und um Durchlaufzeiten und Bestände zu reduzieren

Lean Development und Lean Management … Mehr …

• eine Übersicht der Werkzeuge der schlanken, effizienten und fehlerfreien Produktion finden sich hier.

7Q – die sieben Werkzeuge des Qualitätsmanagements … Mehr …

• um Transparenz zu schaffen
• um auf Basis von Fakten Entscheidungen über Verbesserungsmassnahmen zu treffen

KI zur Problemlösung … Mehr …

• um schnell und umfassend zahlreiche typische Fehlerursachen für typische Produkte bzw. Prozesse zu finden
• um fehlendes Wissen im Team zu ergänzen z.B. in der Funktionsanalyse oder Ursachen-Wirkungs-Analyse

Schulung QM – Methoden & Problemlösungsmethoden

Lernen Sie „Q7-Grundlagen QM-Methoden“ und „Fortgeschrittene  Problemlösungsmethoden“ wie Shainin, KT Problem Analysis, AFD und TRIZ in unseren QM-Schulungen zu Problemlösungsmethoden kennen und anwenden.

Sie haben ungelöste Prozess- und Qualitätsproblem?

Beratung Qualitätsmanagement & operative Unterstützung bei Qualitätsproblemen

Wir helfen Ihnen, Ihre Qualitätsprobleme zu beseitigen. Wir bieten operative Projektunterstützung im QM, moderieren Problemlösungs-Workshops und stabilisieren Ihre Prozesse. Hier ist Ihr Kontakt zu uns.

Der Autor:
Dr. Oliver Wagner, über 25 Jahre operative Erfahrung als Unternehmensberater, Trainer, Coach und Interim Manager in Industrie & produzierendem Gewerbe, umfangreicher Methodenhintergrund u.a. Lean Management, Wertanalyse / Design to Cost, TRIZ, QFD, TWI und den zahlreichen Methoden des Qualitätsmanagements wie QM-Tools, Shainin, Kepner, 6sigma, FMEA, DRBFM, FTA, MSA , systemischer Coach & NLP Master, u.v.a.m …
Mehr Informationen zu Dr. Oliver Wagner …
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