Audit – Ziele und Vorbereitung


Interne und externe Audits sind Teil des Regelkreises in Qualitätsmanagement-Systeme nach EN ISO 9001, der TS 16949 oder dem “Total Quality Management” .

Vor einem Audit bricht vielfach operative Hektik und Unruhe aus. Die Mitarbeiter empfinden Audits als zusätzliche Belastung und selten als Chance.  “Chance?” werden auch Sie vielleicht fragen. – Ja, als Chance, besser zu werden.

Ziele eines Audits

Externe wie interne Audits verfolgen ein einziges Ziel: Sie sollen Ansatzpunkte zu liefern, wo und wie das Unternehmen besser, produktiver und wirtschaftlicher werden kann. Ein Lieferantenaudit soll dem Kunden die Zuversicht und Sicherheit geben, dass er in Zukunft die bestellten Produkte in der geforderten Qualität und Menge pünktlich erhält.
Leider werden diese wichtigen Aspekte eines Audits häufig vergessen. Die Regeleinhaltung und Konformität steht vielfach im Vordergrund. Die Mitarbeiter fühlen sich überwacht, eingeschränkt und sind als Folge unzufrieden. Diese Art der Abfrage und Überwachung mag den einen oder anderen auch an seine Schulzeit – u.U. sogar mit allen negativen Gefühlen – erinnern.

Mitarbeiter einbinden im QM

Unserer Erfahrung nach ändert sich diese ablehnende Haltung erst, wenn für die Mitarbeiter die Vorteile und Erkenntnisse aus dem Audit nachvollziehbar und konkret erlebbar werden. Vorschläge zur Verbesserung werden dann akzeptiert, wenn sie eindeutig beschrieben, klar verständlich kommuniziert und den Bedürfnissen des operativen Geschäfts entsprechend gestaltet sind. Im Idealfall stammt der Verbesserungsvorschlag vom Mitarbeiter selbst. Ebenso sinnvoll ist es, den Mitarbeitern in der Vorbereitungsphase zum Audit pragmatische Hilfestellungen an die Hand zu geben.

Fragenkatalog & Checkliste für interne Audits

Die Durchführung interner Audits dient in der Regel als Vorbereitung für externe Audits und Zertifizierungen. In einem internen wie externen Audit werden deshalb häufig die gleichen Themen und auch die gleiche Art von Fragen – vielfach in der gleichen Reihenfolge – gestellt. Es macht deshalb Sinn und wird von vielen Mitarbeitern als hilfreich angenommen, wenn im Vorfeld ein Fragenkatalog oder eine Checkliste für ein internes Audit  bereitgestellt wird. Diese gibt den Mitarbeitern Hilfestellungen, wo und in welcher Form sie Prozesse, Arbeitsabläufe und deren Beschreibungen proaktiv verändern sollten. Man kann zwar nicht die exakten Fragen des externen Auditors voraussagen, aber sinngemäß wird man sehr oft ähnliche Fragestellungen aufwerfen.

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