Audit – Ziele und Vorbereitung


« Back to Glossary Index
Interne und externe Audits sind Teil des Regelkreises in Qualitätsmanagement-Systeme nach EN ISO 9001, der TS 16949 oder dem “Total Quality Management” .

Vor einem Audit bricht vielfach operative Hektik und Unruhe aus. Die Mitarbeiter empfinden Audits als zusätzliche Belastung und selten als Chance.  “Chance?” werden auch Sie vielleicht fragen. – Ja, als Chance, besser zu werden.

Ziele eines Audits

Externe wie interne Audits verfolgen ein einziges Ziel: Sie sollen Ansatzpunkte zu liefern, wo und wie das Unternehmen besser, produktiver und wirtschaftlicher werden kann. Ein Lieferantenaudit soll dem Kunden die Zuversicht und Sicherheit geben, dass er in Zukunft die bestellten Produkte in der geforderten Qualität und Menge pünktlich erhält.
Leider werden diese wichtigen Aspekte eines Audits häufig vergessen. Die Regeleinhaltung und Konformität steht vielfach im Vordergrund. Die Mitarbeiter fühlen sich überwacht, eingeschränkt und sind als Folge unzufrieden. Diese Art der Abfrage und Überwachung mag den einen oder anderen auch an seine Schulzeit – u.U. sogar mit allen negativen Gefühlen – erinnern.

Mitarbeiter einbinden im QM

Unserer Erfahrung nach ändert sich diese ablehnende Haltung häufig erst, wenn für die Mitarbeiter die Vorteile und Erkenntnisse aus dem Audit nachvollziehbar und konkret erlebbar werden. Vorschläge zur Verbesserung werden dann akzeptiert, wenn der Sinn der Verbesserung klar erkennbar ist, der Verbesserungsvorschlag eindeutig beschrieben und klar verständlich kommuniziert wird und vor allem an den Bedürfnissen des operativen Geschäfts orientiert pragmatisch gestaltet sind. Im Idealfall stammt der Verbesserungsvorschlag von einem Mitarbeiter aus dem zu verbessernden Bereich selbst. Ebenso sinnvoll ist es, den Mitarbeitern in der Vorbereitungsphase zum Audit pragmatische Hilfestellungen an die Hand zu geben.

Vorbereitung eines Audits

Ja, ein Audit muss organisatorisch vorbereitet werden. Definition der Ziele und zu auditierender Bereiche, Teilnehmer, Verfügbarkeit, Terminpläne, Fragenkataloge etc. sind wichtig. Mindestens ebenso wichtig ist nach unserer Erfahrung die mentale Vorbereitung der Mitarbeiter vor dem Audit. Ständige Qualitätsverbesserung und kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) sind die Schlüsselelemente, deren Ergebnisse letztlich nur noch im Audit überprüft und dokumentiert werden. Der Deming-Zyklus PDCA beschreibt das Vorgehen. Wenn KVP und PDCA im Unternehmen tägliche Praxis sind, besteht kein Grund, dass Mitarbeiter ein Audit als zusätzliche Aufgabe oder Belastung erleben müssen. Dies sollte auch von der Führungskraft oder dem Auditor immer wieder betont werden. Die Auditergebnisse sind bei dieser Sichtweise ein Zwischenbericht und Statusfeststellung auf dem Weg der ständigen Verbesserung.

Fragenkatalog & Checkliste für interne Audits

Die Durchführung interner Audits dient in der Regel als Vorbereitung für externe Audits und Zertifizierungen. In einem internen wie externen Audit werden deshalb häufig die gleichen Themen und auch die gleiche Art von Fragen – vielfach in der gleichen Reihenfolge – gestellt. Es macht deshalb Sinn und wird von vielen Mitarbeitern als hilfreich angenommen, wenn im Vorfeld ein Fragenkatalog oder eine Checkliste für ein internes Audit  bereitgestellt wird. Diese gibt den Mitarbeitern Hilfestellungen, wo und in welcher Form sie Prozesse, Arbeitsabläufe und deren Beschreibungen proaktiv verändern sollten. Man kann zwar nicht die exakten Fragen des externen Auditors voraussagen, aber sinngemäß wird man sehr oft ähnliche Fragestellungen aufwerfen.

Rapid Plant Assessment RPA

R. Eugene Goodson als ehemaliger Manager von Hoover Univeral (später Johnson Controls) hat das Vorgehen des “Rapid Plant Assessment” (RPA) entwickelt um schnell, umfassend und aussagekräftig die Effizienz, Produktivität sowie Veränderungs- und Innovationsfähigkeit von Unternehmen bewerten zu können. Ein Team von Auditoren analysiert innerhalb eines Tages ein Unternehmen und dokumentiert und bewerten die Beobachtungen. Grundlage sind umfangreiche Fragenkataloge / Checklisten, die alle unternehmensrelevanten Themenbereiche abdecken. Eine Beschreibung des Vorgehens hat R.E. Goodson im Harvard Business Manager veröffentlicht.

Schulung & Ausbildung zum internen Auditor

Wir bilden Sie zum internen Auditor aus. Hier ist der Link zum Seminar “Ausbildung interner Auditor”

Beratung Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung

Wir entwickeln mit Ihnen gemeinsam Ihr QM-System, wir gestalten, stabilisieren, optimieren und dokumentieren Ihre Prozesse. Wir führen interne Audits durch und bereiten Audits vor.

Ihr Wissen gepaart mit unserer Erfahrung und unserem Prozessverständnis, der richtigen Methodenkombination und einem Quentchen Psychologie führen zum Erfolg. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.


« Back to Glossary Index