internes Audit als Chance?

Das Tagesgeschäft lastet in der Regel die Mitarbeiter sehr gut bis vollständig aus. Nicht zwingend sofort erforderliche Tätigkeiten oder Aufgaben werden gern aufgeschoben – bis sie dringlich werden.

Vor einem externen Audit – 3rd party audit – bricht deshalb vielfach operative Hektik und Unruhe aus, weil einige Dinge liegen gelassen wurden. Die Mitarbeiter empfinden Audits als zusätzliche Belastung und selten als Chance.
„Chance?“ werden auch Sie vielleicht fragen. – Ja, interne Audits ebenso wie externe Audits sind Chancen, besser zu werden.

Ziele eines Audits

Mitarbeiter einbinden im QM

Unserer Erfahrung nach ändert sich diese ablehnende Haltung häufig erst, wenn für die Mitarbeiter die Vorteile und Erkenntnisse aus dem Audit nachvollziehbar und konkret erlebbar werden. Vorschläge zur Verbesserung werden dann akzeptiert, wenn der Sinn der Verbesserung klar erkennbar ist, der Verbesserungsvorschlag eindeutig beschrieben und klar verständlich kommuniziert wird und vor allem an den Bedürfnissen des operativen Geschäfts orientiert pragmatisch gestaltet sind. Im Idealfall stammt der Verbesserungsvorschlag von einem Mitarbeiter aus dem zu verbessernden Bereich selbst. Ebenso sinnvoll ist es, den Mitarbeitern in der Vorbereitungsphase zum Audit pragmatische Hilfestellungen an die Hand zu geben.

Vorbereitung eines Audits

Ja, ein Audit muss organisatorisch vorbereitet werden. Definition der Ziele und zu auditierender Bereiche, Teilnehmer, Verfügbarkeit, Terminpläne, Fragenkataloge etc. sind wichtig. Mindestens ebenso wichtig ist nach unserer Erfahrung die mentale Vorbereitung der Mitarbeiter vor dem Audit. Ständige Qualitätsverbesserung und kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) sind die Schlüsselelemente, deren Ergebnisse letztlich nur noch im Audit überprüft und dokumentiert werden. Der Deming-Zyklus PDCA beschreibt das Vorgehen. Wenn KVP und PDCA im Unternehmen tägliche Praxis sind, besteht kein Grund, dass Mitarbeiter ein Audit als zusätzliche Aufgabe oder Belastung erleben müssen. Dies sollte auch von der Führungskraft oder dem Auditor immer wieder betont werden. Die Auditergebnisse sind bei dieser Sichtweise ein Zwischenbericht und Statusfeststellung auf dem Weg der ständigen Verbesserung.

interner Auditor – Anforderungen, Qualifikationen, Ausbildung

Prinzipiell sind in der Mehrzahl der Normen die Anforderungen an das Audit und auch an die Qualifikation des internen Auditors beschrieben. Aus pragmatischer Sicht kann prinzipiell jeder Mitarbeiter als interner Auditor fungieren, wenn er die erfordlichen Qualifikationen erworben hat.

Sinnvolle Qualifikationen für interne Auditoren sind z.B.

• Normenwissen ISO 19011 – Leitfaden von Audits
• Normenwissen  der für das Unternehmen geltenen Normen z.B. ISO 9001, ISO 16949
• ausreichende Kenntnisse des firmeninternen Qualitätsmanagementsystem (QMS) und Qualitätsmanagementhandbuchs (QMH)
• Frage- und Moderationstechniken
• Coaching & Konfliktmanagement – Fähigkeiten
• EDV-Kenntnisse und Präsentationstechniken
• Wissen um Aufbau und Erstellung von Arbeits- und Verfahrensanweisungen
• Kenntnisse in Bewertungsverfahren und Bewertungsmethoden
• Methodenkenntnisse in Qualitäts- und Problemlösungstechniken
• Kenntnisse im Lean Management, Prozessanalyse und Wertstromanalyse
• statistische Kenntnisse z.B. Prozessüberwachung mit SPC, 6 Sigma

Ergänzende Erfahrungen aus vorherigen Audit sind natürlich hilfreich z.B. als

• Auditerfahrung als Co-Auditor
• Auditerfahrung als Lead-Auditor

Ausbildung zum internen Auditor

Viele Unternehmen nutzen die schnellen Weg und lassen Ihre Mitarbeiter in unserer Schulung zum internen Auditor ausbilden.

Andere Unternehmen bilden die eigenen Mitarbeiter in Eigenregie zu internen Auditoren aus. Häufig benutzen Sie als Bewertungsverfahren eine Qualifikationsmatrix, um im Sinne eine Soll-Ist-Vergleichs die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu monitoren. In dieser Qualifikationsmatrix werden die u.a. die oben genannten Qualifikationsanforderungen als Kriterien benannt und für die Berherrschung durch den jeweiligen Mitarbeiter bewertet.

Fragenkatalog & Checkliste für interne Audits

Die Durchführung interner Audits dient in der Regel als Vorbereitung für externe Audits und Zertifizierungen. In einem internen wie externen Audit werden deshalb häufig die gleichen Themen und auch die gleiche Art von Fragen – vielfach in der gleichen Reihenfolge – gestellt. Es macht deshalb Sinn und wird von vielen Mitarbeitern als hilfreich angenommen, wenn im Vorfeld ein Fragenkatalog oder eine Checkliste für ein internes Audit  bereitgestellt wird. Diese gibt den Mitarbeitern Hilfestellungen, wo und in welcher Form sie Prozesse, Arbeitsabläufe und deren Beschreibungen proaktiv verändern sollten. Man kann zwar nicht die exakten Fragen des externen Auditors voraussagen, aber sinngemäß wird man sehr oft ähnliche Fragestellungen aufwerfen.

Rapid Plant Assessment RPA

R. Eugene Goodson als ehemaliger Manager von Hoover Univeral (später Johnson Controls) hat das Vorgehen des „Rapid Plant Assessment“ (RPA) entwickelt um schnell, umfassend und aussagekräftig die Effizienz, Produktivität sowie Veränderungs- und Innovationsfähigkeit von Unternehmen bewerten zu können. Ein Team von Auditoren analysiert innerhalb eines Tages ein Unternehmen und dokumentiert und bewerten die Beobachtungen. Grundlage sind umfangreiche Fragenkataloge / Checklisten, die alle unternehmensrelevanten Themenbereiche abdecken.

Eine Beschreibung des Vorgehens hat R.E. Goodson im Harvard Business Manager veröffentlicht.

Wir bilden Sie zum internen Auditor aus. Hier ist der Link zum Seminar „Ausbildung interner Auditor“